コロナ以降、事業に関する危機管理の必要性を痛切に感じた企業も多いのではないでしょうか。中小企業庁はBCP（事業継続計画）の策定を中小企業に促しています。では、どのようにBCPに取り組んだら良いのでしょうか。
今回は、BCPのメリットや策定方法、策定にあたってのコツを解説します。
BCPとは
BCPはBusiness（事業）、Continuity（継続）、Plan（計画）の頭文字をとった略称で、事業継続計画を意味します。
企業がテロや自然災害、疫病の蔓延や不祥事など、危機的な状況に置かれた場合でも、重要な事業の復旧・継続が行えるよう戦略を記した計画書をあらかじめ用意するのが、BCPの意図です。
BCPを推進する背景・理由
日本は諸外国と比較して、地震や台風等の自然災害が多く発生する地域です。このほかにも、世界的な不況によりサプライチェーンの断絶が起こったり事業の縮小が余儀なくされたりすると、最悪の場合、企業は倒産の憂き目をみることになるでしょう。
特に、中小企業の経営基盤は脆弱である場合が多く、比較的小さな緊急事態でも廃業のリスクが高まります。そこで、中小企業庁が中小企業に対して、BCPの策定や継続的な運用についてのガイドラインを「中小企業BCP策定運用指針」としてまとめ、BCPを推進しています。
BCM・防災との違い
BCPと混同しやすい用語として、BCMと防災が挙げられます。
BCMはBusiness Continuity Managementの略称であり、事業継続マネジメントを指します。事業継続マネジメントは計画、実行、確認、改善という4つのプロセスから成り立ち、計画に相当するのがBCPです。
一方、防災計画はBCPと似た意味で使用されることが多いのですが、防災は人命を守ることが目的であり、具体的には企業が保有する建物や情報、従業員など、資産や財産を守ります。これに対して、BCPは事業を継続することが目的であり、機材や情報を守ることもBCPに含まれるでしょう。防災とBCPは目的こそ異なりますが、守る対象が重なっていることもあります。
コロナ禍で浮き彫りになったBCPの課題
2020年から始まった新型コロナウイルス感染症の世界規模での蔓延により、世界中が不況や事業の縮小、廃業に見舞われました。BCPは東日本大震災を契機に中小企業庁が中小企業に対して策定や運用を促したものの、コロナ以降、企業は策定していたBCPの見直しに迫られている現状です。
従来のBCPがうまく機能しなかった理由として、BCPが自然災害による危機的状況への対策に重きを置きすぎ、疫病のパンデミックは想定外だったことが挙げられます。自然災害は局地的に発生し、なおかつ短期間で復旧可能であるのに対し、疫病のパンデミックは世界規模かつ長期間発生し、事業に甚大な被害を与える可能性があることが明らかになりました。そのため、疫病のパンデミックを含め、あらゆる事態に耐えうるBCPの策定が求められています。
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BCPが重要である5つの理由
BCPの策定が重要である理由として、以下の5点が挙げられます。
緊急事態時に適切な対応ができる
BCPを策定することで、緊急事態が発生したときでも、対策本部を設置し権限が委譲され、指揮命令系統が明確化されるため、状況をすぐに把握でき、どの事業の復旧が優先されるかなど、的確な判断を下すことが可能になります。
サプライチェーンの維持が可能
原材料の仕入れから店頭に商品が出荷され、消費者の手元に届くまでの流れがサプライチェーンです。BCPにはサプライチェーンの維持という側面があります。
東日本大震災により部品を製造する企業が被災。納入先の企業が事業を継続できなくなり、製造がストップしました。BCPを策定する際には、サプライチェーンへの影響が大きい事業を洗い出し、優先的に復旧できるようにすることが求められます。
サプライチェーンを維持することで、取引先からの信用につながることも、BCP策定のメリットだといえるでしょう。
CSRへの取り組みをアピールできる
企業が組織活動を行ううえで担う社会的責任がCSR（Corporate Social Responsibility）です。BCP策定の際にCSR活動を盛り込むことは、事業の復旧や継続を後押しすることになるでしょう。
たとえば、新型コロナウイルス感染症が蔓延しマスクが不足した際、シャープは既存の工場のラインをマスクの製造に切り替えたことで、マスクの増産・提供に寄与し、多くの人から好感を得ました。
投資家から評価が得られる
BCP策定により緊急事態に備えていることを、有価証券報告書や社会環境報告書、CSR報告書などで開示することで、投資家から高い評価を得ることができます。企業にとって資金調達が容易になり、ビジネスチャンスが拡大する可能性が出てくるでしょう。
通常業務で取引の優先順位をつけられる
BCPを策定する際に、どの事業を真っ先に復旧させ継続させるのかなど優先順位をつけるために事業の洗い出しを行います。こうした事業に関する情報を「見える化」することで、通常時の業務改善にも役立つでしょう。
BCPの策定方法
では、どのようなプロセスでBCPを策定していくのでしょうか。
基本方針の策定
まず、BCPの基本方針を定めます。ポイントとしては、自社以外の利害関係者とどのような関係をもつかや、自社の事業継続に対する態勢についての考え方を示すことです。
先述したように、BCPの策定は、取引先や投資家からの信頼を得るためのアピールの意味合いもあります。そのため、自社の経営方針や事業戦略も大事ですが、利害関係者との協力関係の維持や、利益関係者に悪影響を及ぼさないための方策を考えることも重要です。
中核事業の特定
続いて、自社にとって優先されるべき中核事業を特定します。財政面や顧客との関係、社会的ニーズなどの側面から、優先度の高い事業を選定しましょう。
必要資源の洗い出し
中核事業を特定したのち、付随する業務を把握し、継続するために必要な人材、モノ、資金、情報などの資源を列挙します。そのうえで、緊急事態によって中核事業がどのような影響を受けるかを、資源ごとに想定します。
BCPの策定
以上の分析を通じて、BCPの策定を行います。緊急事態による中核事業の影響を各側面から算定することで、1ヶ月程度の操業停止に耐えうる資金の確保や損害保険の加入、事前対策の実施など準備しないといけないことが判明します。
BCP策定の3つのコツ
次に、BCP策定の3つのコツをご紹介します。
具体的な行動の指示をする
緊急事態時に適切な判断を行うためには、現場の人間と事業継続責任者とのあいだで円滑な情報交換が行われる必要があります。誰が指揮を執り、誰がその指示を受けて実際に行動するかなど詳細を具体的に決める必要があるでしょう。指揮系統や情報、人的リソースや施設・設備まで、細かく具体策を決めましょう。
見直しと改善を行う
BCPを効果的に運用するために、定期的に見直しと改善を行う必要があります。担当者の異動や方針の変更に応じてBCPを改善しないと、いざという時にうまく機能しません。とくに、BCPを策定した担当者が退職ないし異動したときに引き継ぎされていないと、有効活用されない可能性があります。
社外コンサルタントにBCP策定を依頼
BCPを企業が独自で作成することも可能ですが、膨大な時間がかかってしまいます。そこで、社外のコンサルタントにBCP策定を依頼するのもいいでしょう。
事業継続計画書は顧客や投資家が内容を確認することもあるため、不適切な内容がないよう注意が必要です。経験あるコンサルタントがBCP策定に携われば、ミスをなくすことができるでしょう。
いずれにせよ、BCPを運用するのは企業ですので、コンサルタント会社や行政書士事務所と協力しながら策定するのがベターです。
いざという時に備えてBCPを策定しておこう
新型コロナウイルス感染症の蔓延により、緊急事態時に事業をどう復旧させ、継続させるのかという課題に、多くの企業が直面しました。今後は、従来のように自然災害時の対策だけでなく、あらゆる緊急事態に備えたBCPの策定が重要になるでしょう。
また、投資家や取引先の企業など利害関係者の信頼を勝ち取るという目的もBCPにはあります。大企業に比べて基盤が比較的弱い中小企業は、専門家と相談しながらBCPの策定に取り組みましょう。