手配作業・管理業務を一元化し、現場と事務所を効率化
建設工事に無くてはならない仮設足場。愛媛県松山市を拠点に、全国で仮設足場の設置工事、仮設資材の貸出などを行っている大谷総業株式会社は、“Safety first 安全にも品質がある”を経営理念に、全ての仮設資材に安全性検査や経年劣化検査を実施し、さらにはそれを使用する従業員の教育にも積極的に取り組んでいる。
だが、業務拡大に伴い、現場や事務管理も膨大になり、Excelでの管理には限界が来つつあった。業務の拡大に伴い手配や勤怠管理を効率化させたいと考える中で、『日報365』（販売元：オーク情報システム）と出会う。
『日報365』は、作業員の手配から工数集計・出面集計までをクラウド上で一元管理するシステム。日々の作業員手配、元請会社への請求や協力会社への支払業務の効率化が期待できるため、2015年4月のリリース以降、多くの企業に導入されている。
建設業界では、作業の記録とその報告が重要であることは言うまでもないが、未だに紙の日報が一般的で、その作成や管理に多くの時間が割かれているのが実情だ。
『日報365』の導入により、現場と事務所の大幅な効率化を図ることに成功した大谷総業の取締役副社長 大谷泰祥氏、取締役 白田正吾氏、常務取締役山田誠氏に、『日報365』の導入メリットとその運用方法について話を聞いた。
『日報365』の手配画面を一目で“良いな”と思った
白田取締役はシステムの導入検討に向け、 “勤怠管理”や“手配”などのキーワードでいろいろ当たってみると、相当数の会社やソフトがヒットした。だが、どれもどうもしっくりこなかった。
それでも、各社のホームページを検索し続けたある時、『日報365』というソフトに出会った。白田取締役は『日報365』の手配画面を見て、「これだ！」と思った。
作業員の手配はドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作。Excelで作成していた手配表の画面そのままだったため見やすく、使いやすそうに感じた。一目で良いなと思い、すぐに販売元であるオーク情報システムへと連絡した。
「当社の社長、副社長にも話をして、実際に説明に来てもらいました。導入を決めるまでの期間は短く、早かったかもしれません」と、導入のきっかけを作った白田取締役は当時を振り返る。
取締役の白田 正吾 氏
作業員の手配はドラッグ＆ドロップ、出面集計もExcelに自動集計
実際に使ってみると、第一印象どおりだった。「作業員の手配はドラッグ＆ドロップで簡単、出面集計もExcelに自動集計されて便利でした。手配作業は本社と、神奈川の関東支店で並行して行っていますが、とても使いやすいですね。出面の確認が、現場ごと、指定した期間、個人ごとなど、様々な帳票出力ができるので、『日報365』はそういうところにも対応していて良いですね」と、白田取締役は語る。
また、日勤と夜勤を分けて手配・管理できるシステムになっていることも重宝した。大谷総業では建物内部に組み立てる足場工事も多く、特に百貨店や小売店などでは夜間に足場を組むことが多かったからだ。
「夜勤は勤務体系や単価も違ってくるので、日勤と同じ現場の管理だと間違いやすくなります。その点、分けて管理できるので非常に重宝する機能です」と話す。
日報を事務所まで提出しに行く時間がゼロに
大谷総業では各現場の職長が手書きで日報を作成しているが、これまでは10日ごとに職長が紙の日報を事務所に届け、事務スタッフが集計をしていた。
今は終業後に日報を書き終えたらそれを写真に撮って、『日報365』へ写真をスマートフォンでアップロードするだけで報告が完了している。しかも、当日の「日付」と「現場」が自動的にセットされるため、面倒な操作も不要だ。
これにより、現場の職長は10日ごとに事務所へ日報を届けに行く手間が省け、事務スタッフは10日ごとにまとめられた紙の日報の集計に追われていたのが、毎日その日の分だけの代理入力で済むようになった。互いの効率化が進み、給与担当者も日々の集計を確認できることで作業が大幅に短縮された。
事務スタッフによる代理入力
白田取締役は、「日々のアップロード作業を行うという一手間を加えることで、今後のすべての作業につながっていきます。省力化、稼働の日々管理、各種請求・清算、給与管理、今後のためのバックデータ整理などへも展開できるんです」と、そのメリットの大きさに感嘆する。
100万枚まで工事写真を格納できる
『日報365』のオプション機能である“工事写真保管サービス”は写真を100万枚まで格納できる。
大谷総業では職長が毎日、紙の日報を撮影してアップロードしているが、一方で日報写真をキーワード検索で閲覧する際、写真を開かないとどこの現場の写真か分からないという課題も生まれた。
そこでオーク情報システムへ相談すると、写真にカーソルをもっていくことで、現場と更新者情報が表示される機能が実装されることに。これにより、運用がより一層簡便になった。
職長は、撮影した写真をスマートフォンでアップロードするだけで報告完了。当日の「日付」と「現場」が自動的にセットされるので面倒な操作は不要。
また、「合わなかったら止めても結構です」との言葉も、気軽に始められた要因だった。
「ソフトウェアを導入すると初期費用が高額で、設定にも手間がかかることが多いのですが、『日報365』は初期費用がリーズナブルで、導入のハードルがとても低かったと思います。最初は50名分からスタートしましたが、使い勝手が良かったのですぐに70名まで増やしました」と大谷副社長は語る。
『日報365』は、使いやすさのクオリティが違っていた
「一口に“仮設足場”と言っても、現場ごとに千差万別です。当社では安全のクオリティを重視しており、経年劣化した資材は論外です。現場が終わるごとに足場に使った資材を点検・整備し管理しています。資材の品質を追求することも、実際それらを使用し組み立てる自分たち、組み上がったものを使用していただく関係者の方々にも、最終的に「安全・安心」につながっていくと感じます。
取締役副社長の大谷 泰祥 氏
足場の組み方にも品質があって、マンションの建設現場の足場組立やメッシュシートの張り方次第では、契約件数に差が出るという話も聞きます。足場を、ただ組むだけではなく、どんな業種でどう使われる現場なのかを考えて組むと、職人さんも仕事がしやすく、工事がスムーズに進みます。
先述と同様、日報・出面管理システムもたくさんありますが、『日報365』は使いやすさのクオリティが違うのだと思います。とても助かっています」。大谷副社長はそう締めくくった。
https://www.youtube.com/watch?v=DtqR0J6Buo0
＜3分でわかる＞建設業向け日報・出面システム「日報365」 / YouTube（株式会社オーク情報システム）