経理担当者に聞いた、kintoneで原価管理を実現するためのポイントと本音

建設業における原価管理の課題とは？

原価は現場ごとに細かく管理する必要があり、各工事現場では人件費はもちろん、外注費や交通費･燃料費･宿泊費･材料費･水道光熱費･食費等さまざまな経費が発生します。

原価に関わる情報を紙やエクセルで管理している場合には入力や集計にも時間がかかり、集計結果がわかるのは一か月以上先……ということも珍しくないのではないでしょうか？現場監督が予実との比較を元に今後の対応を検討したいとき、データが揃っていなければ正確な判断を行えません。

結果として適正な利益を確保できなかった……という事態を避けるためにも、原価管理はできる限り早くかつ正確に集計を行う必要がありますが、遠方の現場等で資料が出揃わないこともしばしば。また、現場監督が知りたい数字と経理処理のために必要な数字が異なるため、それぞれが見たい情報を管理するために別々のエクセルを作成している企業さまも少なくありません。

そんな状態から、kintoneを導入することで原価管理をクラウド化し、集計を自動化した企業さまがあります。kintoneは、プログラミングの知識がなくても自社の業務に合わせて業務改善アプリを作っていけるツールです。最近よくCMもやっているため、目にしたことがある方も多いかと思います。

kintoneは建設業の原価管理における課題を解決できるツールですが、実際に導入されたときには思った以上に大変な面もあったとか。

そこで、kintone導入のきっかけや、導入時の苦労、kintone導入を検討されている企業へ向けたアドバイス等、経理担当者に本音で語っていただきました。

インタビュー企業紹介

kintoneとは？

kintone導入のきっかけは各現場の原価管理

コムデック

ZoomにDropbox、さらにLINE WORKSやkintoneも活用いただいている泰成さまですが、ITを使っていこう！となったきっかけはなんだったんでしょうか？

株式会社泰成 山本様

きっかけは、正直に言うと『出勤したくない』だったんです。家から会社まで片道40分、往復にすると1時間半弱もかかるんですよ。
それだけあったら、その時間でいくらでも仕事進められるわ！と思って。だから、何処でも仕事をできるようにしよう！と思ったのがはじまりです。

コムデック

往復1時間半はつらいですね……都会ならそれくらいの通勤時間当たり前かもしれませんが、電車と違って車を運転していたら他に何もできませんし。

『どこでも仕事をできるようにする』ための中核を担うツールと言っても過言ではないkintoneですが、泰成さまはkintoneを契機としてコムデックにお声掛けいただきましたよね。

いったいどのような経緯でkintoneを知ったのでしょうか？

株式会社泰成 山本様

kintoneを使っていらっしゃる企業さんの実際の画面を拝見したことがきっかけでした。ちょうどその頃、現場も増えてきたこともあって、エクセルを駆使して原価管理することにも限界を感じていて。

そんな時にちらっと見せてもらったkintoneの画面が「エクセルっぽいけどエクセルじゃない！なんだこれ！」って感じで。

コムデック

『エクセルでの原価管理に限界を感じていた』とのことですが、どんなところに課題感をお持ちだったんですか？

株式会社泰成 山本様

現場監督もそれぞれ自分のやり方で原価管理表は作っているんですが、社宅費とか現場だけでは把握できない原価というものがどうしてもあって、現場監督からそれらの経費について確認したい、って連絡が来るんですよね。

会計ソフトに打ち込みが終わっていないと原価の情報を出力できないんですが、他の業務を優先してしまってどうしても打ち込みが後回しになってしまいがちで……結果的に、一か月か二か月前のデータしか確定していない状態だったんです。

それに加えて、現場の人が知りたい情報と会計上知りたい情報ってやっぱりちょっとズレがあるので、会計ソフトから出したデータを見やすいように加工するためにまた二度手間三度手間……みたいな。

現場は現場のタイミングがあるので、連絡が来る度、現場ごとにそれをやっていると、原価管理だけで膨大な業務量になってしまったんです。

コムデック

「現場と経理で知りたい情報にズレがあり、それぞれで原価管理表を作っている」というのは建設業の企業様でよくお伺いする課題の一つです。

泰成さまも、原価管理にかかる手間をなんとかしたい！ということでkintoneを導入いただいたんですね。

株式会社泰成さまで実際に使っていた原価管理表

kintone導入初期の失敗と苦労、おすすめの導入方法とは？

コムデック

原価管理を効率化したいということでkintone導入を決められた泰成さまですが、kintoneの最初の印象はいかがでしたか？

株式会社泰成 山本様

最初に打合せをした生田専務に「これできますか、あれできますか」と色々質問させていただいて、全部「できます！」って自信をもって答えていただいたので安心して導入を決めました（笑）。

なので一番最初のkintoneに対する印象は、「こんなに便利なツールなら、もっと早く知りたかった！」ですね。

コムデック

kintoneは汎用ツールなので、自社の業務に合わせて構築していけるのが特長な分、概ねの業務課題に対して「できます！」という回答になりますね（笑）

もちろん、実現するためには工夫やカスタマイズが必要なことも多々ありますが……それから、導入は順調だったんでしょうか？

株式会社泰成 山本様

それが、結構大変でした……というより、今も絶賛大変です（笑）。

ちょっと簡単に考えすぎていたというか、なんでもできると思っていたら、案外融通が利かないぞ？という感じで。

コムデック

元々、何でも自由に入力できるエクセルを利用していた場合、特にそう感じる部分が多いかもしれません。

具体的には、どんなところが大変だと感じていらっしゃいますか？

株式会社泰成 山本様

自動で集計ができてリアルタイムに数字が反映される、勝手に会計用と現場用の工事台帳が出来上がる……というのはもちろん大きなメリットなんですが、それらを実現するためにはとにかく「kintoneへの入力」が前提となりますよね。

kintoneの画面も、エクセルで入力するのと大きく変わらないように工夫して作ってもらったので、自分の感覚では「入力すればいいのね」という感じだったんですが……。

コムデック

RPA等で一部入力を自動化することは可能かもしれませんが、手元にある紙の情報を自動で吸い上げることはまだ難しいので、どうしても「入力」は必要になりますね。

株式会社泰成さまの燃料経費入力アプリ

株式会社泰成 山本様

これは私の反省でもあるんですが、kintoneの会社全体への導入を従業員さんに入力してもらう必要がある「日報」と「お弁当代の清算」から始めてしまったんですね。

原価管理上ここが結構大変なところだったので、まずそこから……と着手したはいいものの、従業員さん目線で考えると「これまでやらなくてもよかったことをやらなきゃいけない」んですよ。

コムデック

「やるべきことが増える」となるとどうしても抵抗感が生まれますよね……。

株式会社泰成 山本様

うちの場合、元々各現場監督さんのやり方に任せていたので、会社として統一の原価管理のフォーマット等はなかったんですね。

そこへ急に「統一してkintoneでやるからよろしく！」と言われても……となりますよね。今考えると、日報のような直接現場の方に影響のある部分ではなくて、まずは事務だけで処理する部分からkintone化して、その上で「今こういう風に変えていって少しずつ効率化しているから、ちょっと協力してもらえませんか？」という風に協力を仰いでいく方がよかったのかなぁと思います。

コムデック

他の会社さんでも、導入初期は「データ入力は事務が一手に引き受ける」等工夫して現場の方の負担を減らすようにしていらっしゃるところが多いです。

あとは「新しいツールを入れる目的とメリット」をしっかり時間を取って説明すると、納得して使ってもらいやすかったり……従業員さんの負担を考えると、導入の順番やストーリーがとても重要と言うことですね！

株式会社泰成 山本様

これからkintoneを導入される会社さんは、是非そこを検討して進めることをおすすめします！

株式会社泰成さまの原価管理の仕組みについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています。

エクセルの原価管理表からどうやってリアルタイムに集計できる原価管理を実現したのか、その全貌を是非ご覧ください！

▽原価管理をkintone化！脱エクセルでリアルタイム自動集計｜建設業　株式会社泰成さまのアプリ開発事例

kintoneで原価管理をするなら、建設業業務改善パッケージがおすすめ

株式会社泰成さまのように原価管理をkintone化するなら、必要なアプリがあらかじめまとめられている「kintone建設業業務改善パッケージ」がおすすめです。

そのまま使うことはもちろん、自社の業務の形に合わせてカスタマイズができるところがポイント！株式会社泰成さまの教訓を活かし、御社でも原価管理にkintoneを導入されてはいかがでしょうか？

「現場と経理でそれぞれ工事台帳を複数作成」を含む、建設業によくある課題とそれを解決するkintone活用についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。

▽建設業でよくある課題をkintoneで解決！建設業業務改善パッケージ