事務員として建築現場に入りたいんですけど、どうですか？

現場に常駐しながら、複数の現場の書類管理も担当する事務員

前回の大洋建設の記事で、建築現場に事務員さんが常駐し、安全書類などの書類業務全般を一手に引き受けているという趣旨のお話があった。そこで、実際に事務員として現場に常駐している事務員さんお二人にお話を伺うことになった。

とくに気になるのは、常駐している現場だけでなく、複数の現場の書類管理も担当しているという点だ。なぜそんなことが可能なのか、そのヒケツを中心に、いろいろ聞いてみた。

工藤 まり子さん　大洋建設株式会社 生産本部 建設部 建築グループ

田中 美菜実さん　大洋建設株式会社 生産本部 建設部 建築グループ

WEBサービスツールを使うことで、複数現場の書類管理が可能に

――お二人はそれぞれ、入社何年目ですか？

工藤さん　5年目になります。

田中さん　私は3年目です。

――お二人は現場で事務員さんをされているそうですが、どのようなお仕事なのですか？

工藤さん　職種は事務なんですけど、バックオフィスで働いている内勤の事務員とは違って、現場事務所に常駐して、常駐現場と並行して複数の現場の書類も作成・管理するという仕事になります。

――複数の現場の書類管理はどのように行なっているのですか。

工藤さん　私が入社した年に、モデル導入ということで、安全書類作成ソフトである「Greenfile.work（以下、グリーンファイル）」が導入されました。このWEBサービスツールを使って、複数の現場の書類管理業務が可能になっています。入社後は、紙ベースで安全書類の作成を覚えながら、グリーンファイルの操作を覚えていくというカタチで、両方並行して作業していました。

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どんどん進化する安全書類作成サービス

――そのグリーンファイルとはどのようなサービスですか。

工藤さん　簡単に言うと、専用のWEBページを開いて、そこに必要なデータを入力することで、カンタンに安全書類を作成できるサービスです。

――操作を覚えるのは難しくなかったですか。

工藤さん　それほど難しくはなかったです。ただ、使っているうちに、グリーンファイル自体もどんどん進化していくので、その都度こちらも新しいことを勉強していく必要はありました。

――たとえば、どういうことですか。

工藤さん　たとえば、あるときから、現場の入退場もグリーンファイル上で管理することができるようになりました。今は、私も現場で立ち会いながら、作業員の入退場登録を行っています。

紙ベースと比べると、デジタルはだいぶラク

――田中さんもグリーンファイルを使ってお仕事しているのですか。

田中さん　そうですね。入社後の配属先には、工藤さんがいたので、グリーンファイルについて教えてもらいながら、作成業務に携わりました。私が入社したときには、安全書類を紙ベースで提出することは、禁止になっていましたが、パソコンが使えない業者さんがまだいたので、紙で提出されることもありました。そういう場合は、私が業者さんにパソコンの操作方法を教え、グリーンファイルでの書類の作成方法等を理解していただき、データ作成していただきました。

――素朴な質問ですが、紙ベースとグリーンファイルとでは、やはり違いがありますか？

工藤さん　それはあります。紙ベースだと、まず郵送になってしまうということがあります。あとは、書類の不備がスゴく目立ちます。他の現場の書類を転用する業者さんが多いからです。修正のやりとりも、いちいち電話して確認しなければならないので、大変です。

グリーンファイルだと、すべてWEB上で管理できるので、郵送する手間がなくなります。書類に不備があっても、画面上で見つけやすいし、修正などのやりとりもすべてWEB上でやりとりできるので、紙ベースと比べると、デジタルはだいぶラクです。