設計変更は「初回の打ち合わせ」が命
ということで、私は2週間ほどかけて数量計算をして取りまとめました。そして支店内の部署に送ったところ、その部署から意外な指示を受けることになりました。
「まずは図面が欲しい。図面が無いと何も始まらないから」
よく考えれば、ごもっともな指示です。つまり、応援部隊の私は、現場と支店部署との板挟みのような状態になってしまったわけです。
その後も思うように作業は進まず、支店の方が「このままじゃラチがあかないから、一度現場で打ち合わせしよう」と言いはじめ、ようやく本格的な打ち合わせが行われました。そこで初めて、誰が何をどうする、という役割分担がハッキリしました。その場で、支店の担当者が「最初に顔を突き合わせて、打ち合わせしとくべきだったね」とポツリ。その通りなのですが、内心では「オイオイ、今さらかよ」と思ったわけです。初回の打ち合わせがハンパだったばかりに、私は2週間分の作業をムダにしてしまいました。
2週間分というと少なく感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、月給の半分の働きがムダになったと思えば、雇用する会社側にとっては、けっこう痛手だと思いませんか?
打ち合わせは設計変更の全作業をラクにしてくれる
どの仕事でもそうですが、とっかかりに、打ち合わせを行います。工事関係者が一堂に会し、同じ資料を同じタイミングで見て言葉を交わすことで、やるべきことがハッキリします。そして、誰がいつまでにやるのかも決めることができます。これがハンパだったり、「わざわざ打ち合わせしなくてもわかるでしょ?」と思い込んで打ち合わせをやらなかったりすると、せっかくの作業が無駄になることがあります。
上述の設計変更の失敗談は、そのあおりをモロに食った事例ですが、私自身も最初からウヤムヤな状態で作業に着手せず、ちゃんと言うべきことを伝えるべきだったと反省した出来事でした。私も設計変更の仕事はこれまでも何度もやったことがあるのですが、毎度ちゃんとした打ち合わせがありました。その経験を生かせれば、今回の設計変更の失敗は防げたはずです。その経験をまったく使わなかったので、こんなことになってしまいました。
設計変更では、打ち合わせに時間をかけたくない?
けっきょく2週間を費やした数量計算がムダになった設計変更でしたが、打ち合わせ後はスイスイと作業が進みました。打ち合わせにかかった時間は約1時間。その1時間を惜しんでしまったがために、2週間が無駄にするという結果になりました。
設計変更では、打ち合わせに時間をかけたくない、という意識も強いと思います。設計変更はスピードが求められ、仕事の正確性も求められます。なので、すぐに作業に入って早く仕上げたい、という感情が湧きやすいのです。
けれども、必要な打ち合わせはやるべきです。そこでの1~2時間が、その後の仕事の効率を大きく上げてくれます。最初に1時間でも30分でもいいので時間を取って、打ち合わせをしたほうがいい。そうすることで、時間をムダにすることなく、効率よく手際よく仕事が進みますし、結果としてその作業に要する費用も節約できるのではないでしょうか。
いざ変更となったときにFace to Faceの打ち合わせを面倒くさがる方って意外に多いような気がします。
電話やメールだけでは済まないことって多いですよね。こういうときだけセコい管理する人分かってます?
5年以上前なら先ずは現地で打ち合わせって風潮で、正しいとは思うけど。
今は技術と社会的な状況を踏まえて。テレワークで。県を跨いでも、ネットを通して、メールではなく、スカイプ等のツールで会議を行う必要がありますね!(某ツールは某国製なので仕事で避けるべきだし・・・
今の時代って良いですよね、お互いにまともな環境が整っていれば東京と北海道、沖縄の3箇所の人も県跨がずに、一同に会議ができるんですから。
そりゃあ関係者全員が会って話し合うのが一番だけど、実際はすごーく難しい。出張の許可をぽんと出すような、説明すれば事後承諾でも何でもOKな融通が利く会社は少ないでしょ・・・